Privacy policy · Política de privacidad

Last updated · Última actualización: 20/10/2026

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Who we are. PAPERORNOT, S.L. (“PaperORnot”), tax ID B93830719, registered office at Calle Oropéndola, 9, 3.º D, 11500 El Puerto de Santa María (Cádiz), España. Registered at the Registro Mercantil de Cádiz, sheet CA-69802, entry 1.ª, EUID ES11016.000527083. General contact: juanmora@paperornot.com. Privacy and data-rights contact: juanmora@paperornot.com.

Two different roles. For your account data (registration, billing, support) we are the data controller. For the patient or research-subject data a healthcare professional enters into the platform — a research dataset, or clinical detail written into the text — we act only as a data processor (art. 28 GDPR): the professional or institution that enters the data is the controller, decides what to enter and why, and we merely run the technical service (pseudonymisation + AI) on their instructions. By using those modules, you confirm you have a lawful basis to enter that data.

What we store. Your account (email, hashed password, language, plan), your research projects (the questions, drafts and references you create), the way you manage them (tasks, milestones, timeline, version history and submission tracking), and your library. Payments are processed by Stripe; we never see or store your card details.

Your library. The references, notes and PDFs you keep in your library are stored in the European Union, with the rest of the service, and the PDFs you upload are encrypted at rest. The library is personal: only you can see it (a reference you bring into a project you share becomes part of that project). It is deleted with your account. When you ask a question of your library, the passages of your own PDFs that answer it are sent to the AI model, in the European Union, to write the answer — the same way as the abstracts.

Documents you upload as your own material. At most stages you can upload or paste a document you already have (a protocol, results, a bibliography, a manuscript) so the app starts from it. Its text is stored inside the project and read by the AI model, in the European Union, when it drafts; for it we act as your processor. Before it is stored, our server hides direct identifiers (national ID, record number, phone…), but not names or dates: do not upload documents that identify patients. It is deleted with the project or with your account.

The people in your study's paperwork. To prepare a study's paperwork (an application to the ethics committee, the head of department's approval, the investigators' commitments…) you can write in its administrative details the name, post, department, work email and phone and ORCID of the people involved: the team, the head of department, the centre's management, a tutor. Those details are part of your project, so for them we act as your processor, exactly as for the rest of the project: they stay inside the project and its saved versions, they are deleted with the project or with your account, and they are never written into the project's timeline. When you ask the AI to draft a document, the details that document needs reach the AI model in the European Union, like the rest of the project. We never ask for their ID numbers or signatures: those stay blank and are filled in by hand. Having a basis to use their details and letting them know is up to you, as the controller.

Collaboration and organisations. You may create or join an organisation (for example a hospital research unit) and invite colleagues. What that means, precisely:

• Joining exposes your identity to the whole organisation. Your account email and name become visible to every member — including read-only ones — and to its administrators.
• Linking one of your projects is your own explicit action, never automatic. Once linked, members see its management details: title, phase, study design, dates, last activity, current status (including whether it is stalled), the suggested next action, and the number of open tasks and coherence findings. They do not see its contents.
• Administrators can open a linked project, and that means read AND write — the full notebook, clinical prose included. They can also restore versions and move documents to the trash. Every one of those accesses is recorded in the project's own timeline, where you can see it.
• Their access ends when you leave. If you stop being a member, or are removed, administrators lose access to your projects automatically.
• On an Institution plan, administrators also see aggregate figures for the organisation: progress funnel, list of stalled projects and median days between phases.
• Giving a colleague access to a specific project grants them an editor role on it. Simply belonging to an organisation never opens anyone else's projects, and your unlinked projects are never visible to anyone.

If the organisation is your employer, remember that these management details describe how your research is progressing. We limit what is shown to management metadata and never the research itself, and the organisation is contractually required to tell you all of the above before you use a seat — but how it uses that information is its responsibility, not ours.

Legal basis (art. 6 GDPR). For the data we control (your account and the service), we rely on: performance of a contract (art. 6.1.b — your account and the service itself); legitimate interest (art. 6.1.f — security, abuse and fraud prevention); and legal obligation (art. 6.1.c — invoicing and tax records). The operational emails (verification, trial notices, failed payment) are part of the contract. Your email and password are needed to create the account and your billing details to pay; without them we cannot provide the service. You can object at any time to processing based on legitimate interest by writing to us. For the clinical/research data you enter (where we are a processor), the lawful basis rests with you as the origin controller — for example patient consent, or the research-in-health exception (art. 9.2.j GDPR / art. 9.2.i LOPDGDD).

Where your information lives. The application and its database are hosted in the European Union (Scalingo, France). All language-model inference happens in the European Union (Scaleway, fr-par region); the application refuses to start in production if any other AI provider is configured.

Who else is involved. Besides Scalingo and Scaleway, we use Stripe to charge subscriptions and Brevo (Sendinblue, France) for the operational emails the product sends you: account verification, password reset, a welcome message, an invitation to create your account, two notices about the trial (two days before it ends and when it ends), a notice if a payment fails, the confirmation of a withdrawal and — if someone invites you to an organisation — that invitation. What reaches Brevo is your email address and the text of that message — never your research data. We send no marketing email unless you subscribe to it separately.

Queries to scientific databases. To search the literature, resolve a DOI, assess journals, find clinical trials or look up funding calls, our server queries public databases: PubMed/NCBI, Europe PMC (EMBL-EBI, United Kingdom), Crossref, OpenAlex, Semantic Scholar, Open Library (to resolve a book's ISBN), ClinicalTrials.gov and the European Commission's funding API; to check an open-access licence it also queries the DOI resolver and the publisher's website for each paper, and it reads the web pages whose address you give us (a journal's author guidelines, a reference by URL). What leaves is search terms, the project topic and bibliographic identifiers or references — when you use the claim radar, the searches are built from sentences of your draft — never patient data. These queries are made by our server, not your browser, so your IP address is not exposed to those third parties. Several of these databases are operated by organisations in the United States or the United Kingdom.

Stripe. Stripe Payments Europe (Ireland) may process data within its group, including the United States, under the EU-US Data Privacy Framework adequacy decision where the recipient is certified and, otherwise, the standard contractual clauses of its own agreement (arts. 45 and 46 GDPR).

Error diagnostics (if enabled). We may use an error-reporting service. It is configured not to send personal data: no request body, no cookies, no query string and no navigation breadcrumbs; only the exception type and its technical stack trace.

The honest summary. The core of the service — hosting, database and AI inference — is entirely European. The exceptions are the ones above, and they are here so that you know about them. Where a transfer relies on it, we use the appropriate safeguards under Chapter V GDPR (an adequacy decision or standard contractual clauses).

How long we keep it.

Artificial intelligence. PaperORnot generates content with AI models hosted in the EU (Scaleway, fr-par), with no retention of your prompts by the provider. AI-generated content is marked as such in exported documents, and you — the author — remain responsible for verifying it before submitting or publishing. The app makes no automated decisions with legal or similarly significant effects on you (art. 22 GDPR): it suggests, and the author decides.

Security. Passwords are stored only as salted hashes, never in clear text; traffic travels over HTTPS; access to a project is limited to its owner and to the people or organisation the owner has explicitly granted access to (see Collaboration above). Our hosting provider is HDS-certified (health-data hosting) and ISO 27001.

Processors and sub-processors. We use a small number of processors, each bound by a data processing agreement (art. 28 GDPR): Scalingo (hosting, Paris, HDS-certified), Scaleway (AI inference, Paris, zero data retention), Stripe (payments) and Brevo (transactional email).

Minors. PaperORnot is a professional tool intended for healthcare professionals and researchers. It is not directed at children, and we do not knowingly collect data from anyone under 18.

Your rights (GDPR). You have the rights of access, rectification, erasure, restriction, portability and objection, and to withdraw any consent you gave. From your Account page you can download everything we hold about you (in JSON) and permanently delete your account and all your projects, at any time. Under Spanish law (art. 3 LOPDGDD) the heirs of a deceased user may ask us for access, rectification or deletion of their data, unless the user forbade it. For any other request, write to juanmora@paperornot.com.

Clinical data and identification (art. 11.2 GDPR). A research dataset is subject to an automatic block: if a column is, or contains, a direct identifier (name, national ID, medical record number, case or episode number, health-card number, phone, email, date of birth), the upload is rejected and not processed; row identifiers, postal codes and in-hospital location (bed, room) areremoved, and long free-text columns containing identifiers are dropped entirely. We also compute a k-anonymity report (threshold k=5, fixed) and show it to the researcher without altering the data. In the free text you write, the system detects possible identifiers in your browser and warns you before anything is sent, offering a one-click redaction — but it never rewrites your text on its own, because automatic masking would also mask the author names your manuscript's citations depend on. The decision is yours and is recorded. These measures reduce the risk but do not amount to absolute anonymisation — this is pseudonymisation — so we keep treating this data with health-data safeguards. Where data has been pseudonymised we normally cannot link it back to a specific person: if a patient asks us to act on it, we may be unable to identify them — in which case we will say so and point them to the professional or institution that entered the data, who is the controller for it.

Complaints. If you believe we have not handled your data lawfully, you may lodge a complaint with the Spanish supervisory authority, the Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). We would appreciate the chance to resolve it directly first.

What we do not do. No advertising, no tracking cookies, no selling data, no profiling.

Español

Quiénes somos. PAPERORNOT, S.L. («PaperORnot»), NIF B93830719, con domicilio social en Calle Oropéndola, 9, 3.º D, 11500 El Puerto de Santa María (Cádiz), España. Inscrita en el Registro Mercantil de Cádiz, hoja CA-69802, inscripción 1.ª, EUID ES11016.000527083. Contacto general: juanmora@paperornot.com. Contacto de privacidad y ejercicio de derechos: juanmora@paperornot.com.

Dos roles distintos. Respecto a los datos de tu cuenta (registro, facturación, soporte) somos responsables del tratamiento. Respecto a los datos de pacientes o sujetos de investigación que un profesional sanitario introduce en la plataforma — un dataset de investigación, o detalle clínico escrito en el texto — actuamos únicamente como encargados del tratamiento (art. 28 RGPD): el profesional o centro que introduce el dato es el responsable, decide qué introduce y para qué, y nosotros solo prestamos el servicio técnico (seudonimización + IA) según sus instrucciones. Al usar esos módulos, confirmas que dispones de base jurídica para introducir ese dato.

Qué guardamos. Tu cuenta (correo, contraseña guardada solo como hash, nunca en claro, idioma, plan), tus proyectos de investigación (las preguntas, borradores y referencias que creas), cómo los gestionas (tareas, hitos, cronología, historial de versiones y seguimiento de envíos) y tu biblioteca. Los pagos los procesa Stripe; nunca vemos ni almacenamos tu tarjeta.

Tu biblioteca. Las referencias, las notas y los PDF que guardas en tu biblioteca se almacenan en la Unión Europea, con el resto del servicio, y los PDF que subes se guardan cifrados. La biblioteca es personal: solo la ves tú (una referencia que llevas a un proyecto que compartes pasa a formar parte de ese proyecto). Se borra con tu cuenta. Cuando preguntas a tu biblioteca, los pasajes de tus propios PDF que responden a la pregunta se envían al modelo de IA, en la Unión Europea, para redactar la respuesta, igual que los resúmenes.

Los documentos que subes como material propio. En casi todas las paradas puedes subir o pegar un documento que ya tienes (una memoria, unos resultados, una bibliografía, un manuscrito) para que la aplicación parta de él. Su texto se guarda dentro del proyecto y lo lee el modelo de IA, en la Unión Europea, al redactar; sobre él actuamos como encargados. Antes de guardarlo, nuestro servidor oculta los identificadores directos (DNI, número de historia, teléfono…), pero no los nombres ni las fechas: no subas documentos que identifiquen a pacientes. Se borra con el proyecto o con tu cuenta.

Las personas del papeleo de tu estudio. Para preparar el papeleo de un estudio (la solicitud al comité de ética, la conformidad del jefe de servicio, los compromisos de los investigadores…) puedes escribir en su ficha administrativa el nombre, el cargo, el servicio, el correo y el teléfono profesionales y el ORCID de las personas que intervienen: el equipo, la jefatura del servicio, la dirección del centro, un tutor. Esos datos forman parte de tu proyecto, así que sobre ellos actuamos como encargados, igual que con el resto del proyecto: se quedan dentro del proyecto y de sus versiones guardadas, se borran con el proyecto o con tu cuenta y nunca se escriben en la cronología del proyecto. Cuando pides a la IA que redacte un documento, los datos que ese documento necesita llegan al modelo, en la Unión Europea, como el resto del proyecto. Nunca pedimos su DNI ni su firma: quedan en blanco y se ponen a mano. Contar con base para usar sus datos y hacérselo saber te corresponde a ti, como responsable.

Colaboración y organizaciones. Puedes crear una organización (por ejemplo, una unidad de investigación de un hospital) o unirte a ella e invitar a colegas. Qué significa eso, con precisión:

• Unirte expone tu identidad a toda la organización. Tu correo y tu nombre de cuenta pasan a ser visibles para todos los miembros —incluidos los de solo lectura— y para sus administradores.
• Vincular uno de tus proyectos es una acción explícita tuya, nunca automática. Una vez vinculado, los miembros ven sus datos de gestión: título, fase, diseño del estudio, fechas, última actividad, estado actual (incluido si está estancado), la siguiente acción sugerida y el número de tareas y avisos abiertos. No ven su contenido.
• La administración puede abrir un proyecto vinculado, y eso es leer Y escribir — el cuaderno entero, incluida la prosa clínica. También puede restaurar versiones y llevar documentos a la papelera. Cada uno de esos accesos queda registrado en la cronología del proyecto, donde tú lo ves.
• Ese acceso termina cuando te vas. Si dejas de ser miembro, o te expulsan, la administración pierde el acceso a tus proyectos automáticamente.
• En el plan Institución, la administración ve además cifras agregadas de la organización: embudo de progreso, proyectos estancados y medianas de días entre fases.
• Dar acceso a un colega a un proyecto concreto le concede el rol de editor sobre él. Pertenecer a una organización no abre, por sí solo, los proyectos de nadie, y tus proyectos sin vincular no son visibles para nadie.

Si la organización es tu empleador, ten presente que esos datos de gestión describen cómo avanza tu investigación. Limitamos lo que se muestra a metadatos de gestión y nunca a la investigación en sí, y la organización está obligada por contrato a informarte de todo lo anterior antes de que uses un asiento — pero el uso que haga de esa información es responsabilidad suya, no nuestra.

Base legal (art. 6 RGPD). Para los datos de los que somos responsables (tu cuenta y el servicio): ejecución de un contrato (art. 6.1.b — tu cuenta y el propio servicio); interés legítimo (art. 6.1.f — seguridad y prevención de abuso y fraude); y obligación legal (art. 6.1.c — facturación y registros fiscales). Los correos operativos (verificación, avisos de la prueba, pago fallido) forman parte del contrato. Tu correo y tu contraseña son necesarios para crear la cuenta, y tus datos de facturación para pagar; sin ellos no podemos prestarte el servicio. Puedes oponerte en cualquier momento al tratamiento basado en el interés legítimo escribiéndonos. Para los datos clínicos o de investigación que introduces (donde somos encargados), la base de licitud te corresponde a ti como responsable de origen — por ejemplo, el consentimiento del paciente o la excepción de investigación en salud (art. 9.2.j RGPD / art. 9.2.i LOPDGDD).

Dónde se aloja tu información. La aplicación y su base de datos se alojan en la Unión Europea (Scalingo, Francia). Toda la inferencia de los modelos de lenguaje ocurre en la Unión Europea (Scaleway, región fr-par); la aplicación se niega a arrancar en producción si se configura cualquier otro proveedor de IA.

Quién más interviene. Además de Scalingo y Scaleway, usamos Stripe para el cobro de las suscripciones y Brevo (Sendinblue, Francia) para los correos operativos que te envía el producto: verificación de la cuenta, restablecimiento de contraseña, mensaje de bienvenida, invitación para crear tu cuenta, dos avisos de la prueba (dos días antes de que termine y al terminar), aviso si falla un pago, la confirmación de un desistimiento y, si alguien te invita a una organización, esa invitación. Lo que le llega a Brevo es tu dirección de correo y el texto de ese mensaje — nunca tus datos de investigación. No enviamos correo comercial salvo que te suscribas a él por separado.

Consultas a bases de datos científicas. Para buscar literatura, resolver un DOI, valorar revistas, localizar ensayos clínicos o buscar convocatorias, nuestro servidor consulta bases públicas: PubMed/NCBI, Europe PMC (EMBL-EBI, Reino Unido), Crossref, OpenAlex, Semantic Scholar, Open Library (para resolver el ISBN de un libro), ClinicalTrials.gov y la API de financiación de la Comisión Europea; para comprobar la licencia de acceso abierto consulta además el resolutor de DOI y la web de la editorial de cada artículo, y lee las páginas cuya dirección nos das tú (las normas de una revista, una referencia por URL). Lo que sale son términos de búsqueda, el tema del proyecto e identificadores o referencias bibliográficas — cuando usas el radar de afirmaciones, las búsquedas se construyen a partir de frases de tu borrador —, nunca datos de pacientes. Estas consultas las hace nuestro servidor, no tu navegador, de modo que tu dirección IP no se expone a esos terceros. Varias de estas bases están operadas por entidades de Estados Unidos o del Reino Unido.

Stripe. Stripe Payments Europe (Irlanda) puede tratar datos dentro de su grupo, incluidos Estados Unidos, al amparo de la decisión de adecuación del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. cuando el destinatario está certificado y, si no, de las cláusulas contractuales tipo de su propio contrato (arts. 45 y 46 RGPD).

Diagnóstico de errores (si está activado). Podemos usar un servicio de registro de errores. Está configurado para no enviar datos personales: sin cuerpo de la petición, sin cookies, sin cadena de consulta y sin trazas de navegación; solo el tipo de excepción y su traza técnica.

Resumen honesto. El núcleo del servicio — alojamiento, base de datos e inferencia de IA — es íntegramente europeo. Las excepciones son las de arriba, y están aquí para que las conozcas. Cuando una transferencia lo requiere, nos amparamos en las garantías adecuadas del Capítulo V del RGPD (una decisión de adecuación o cláusulas contractuales tipo).

Cuánto tiempo lo conservamos.

Inteligencia artificial. PaperORnot genera contenido con modelos de IA alojados en la UE (Scaleway, fr-par), sin retención de tus prompts por parte del proveedor. El contenido generado por IA se marca como tal en los documentos exportados, y tú — el autor — mantienes la responsabilidad de verificarlo antes de enviarlo o publicarlo. La app no toma decisiones automatizadas con efectos jurídicos o similares sobre ti (art. 22 RGPD): sugiere, y el autor decide.

Seguridad. Las contraseñas se guardan solo como hash con sal, nunca en claro; el tráfico viaja por HTTPS; el acceso a un proyecto se limita a su propietario y a las personas u organización a las que el propietario haya dado acceso de forma explícita (véase «Colaboración» más arriba). Nuestro proveedor de alojamiento está certificado HDS (alojamiento de datos de salud) e ISO 27001.

Encargados y subencargados. Usamos unos pocos encargados de tratamiento, cada uno con contrato de encargo (art. 28 RGPD): Scalingo (alojamiento, París, certificado HDS), Scaleway (inferencia de IA, París, sin retención de datos), Stripe (pagos) y Brevo (correo transaccional).

Menores. PaperORnot es una herramienta profesional dirigida a profesionales sanitarios e investigadores. No se dirige a menores, y no recabamos conscientemente datos de personas menores de 18 años.

Tus derechos (RGPD). Tienes los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición, y a retirar el consentimiento que hayas dado. Desde tu página de Cuenta puedes descargar todos tus datos (en JSON) y eliminar tu cuenta y proyectos de forma permanente, en cualquier momento. Conforme al art. 3 de la LOPDGDD, los herederos de un usuario fallecido pueden pedirnos el acceso, la rectificación o la supresión de sus datos, salvo que el usuario lo hubiera prohibido. Para cualquier otra solicitud, escribe a juanmora@paperornot.com.

Datos clínicos e identificación (art. 11.2 RGPD). Un dataset de investigación se somete a un bloqueo automático: si alguna columna es o contiene un identificador directo (nombre, DNI/NIE, número de historia clínica, NHC, expediente, tarjeta sanitaria, teléfono, correo, fecha de nacimiento), la subida se rechaza y no se procesa; los identificadores de fila, los códigos postales y la ubicación en el hospital (cama, habitación) se eliminan, y las columnas de texto libre largo que contengan identificadores se eliminan enteras. Además calculamos un informe de k-anonimato (umbral k=5, fijo) y se lo mostramos al investigador sin modificar el dato. En la prosa que escribe el autor, el sistema detecta posibles identificadores en su navegador y le avisa antes de enviarla, ofreciéndole anonimizarla con un clic, pero nunca reescribe su texto por su cuenta: enmascararlo automáticamente enmascararía también los nombres de autor de los que dependen las citas del manuscrito. La decisión es del autor y queda registrada. Estas medidas reducen el riesgo pero no equivalen a una anonimización absoluta — se trata de seudonimización —, por lo que seguimos tratando estos datos con las salvaguardas de datos de salud. Cuando el dato está seudonimizado, normalmente no podemos vincularlo a una persona concreta: si un paciente nos pide ejercer un derecho sobre él, es posible que no podamos identificarlo — en tal caso se lo indicaremos y le orientaremos hacia el profesional o centro que lo introdujo, que es el responsable de ese dato.

Reclamaciones. Si consideras que no hemos tratado tus datos conforme a la ley, puedes presentar una reclamación ante la autoridad de control española, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Te agradeceríamos la oportunidad de resolverlo directamente antes.

Lo que no hacemos. Sin publicidad, sin cookies de rastreo, sin venta de datos, sin perfilado.